Những kĩ năng cần có của một Business Analyst

Dưới đây là danh sách các kỹ năng mà một chuyên viên phân tích kinh doanh cần phải có để có thể có thể bước vào nghề.

Để tiện cho bạn dễ tiếp cận chúng tôi phân loại thành các nhóm kỹ năng như: Nhóm kỹ năng cốt lõi; Nhóm kỹ năng phân tích; Nhóm kỹ năng mềm; và nhóm Kỹ năng có thể được yêu cầu cho từng loại hình công việc cụ thể của BA.

1. Nhóm Kỹ năng cốt lõi

Đây là nhóm kỹ năng bắt buộc phải có nếu như bạn muốn bước chân vào nghề Phân tích nghiệp vụ.

a) Kỹ năng giải quyết vấn đề (Problem-Solving Skills)

Các yêu cầu đến từ khách hàng là những yêu cầu cho một cơ hội hoặc một vấn đề mà khách hàng đang phải đối mặt. Khách hàng không tự giải được bài toán mà họ đang gặp phải vì thế họ phải nhờ đến công ty bạn, và hy vọng bạn và nhóm của bạn phân tích vấn đề và đưa ra các giải pháp nhằm giúp cho khách hàng có thể nắm được cơ hội hoặc giải quyết được vấn đề mà họ đang có.

Toàn bộ dự án là một giải pháp cho một vấn đề. Trong giải pháp đó nêu rõ vấn đề là gì, phạm vi và các lựa chọn giải pháp tối ưu để giải quyết vấn đề.

Với vai trò là chuyên viên phân tích nghiệm vụ, bạn phải tạo điều kiện để các bên liên quan hiểu rõ về vấn đề và các giải pháp bạn đưa ra. Bạn cũng đóng vai trò là cầu nối tạo điều kiện hỗ trợ nhóm kỹ thuật về các vấn đề của giải pháp và giúp nhóm kỹ thuật đàm phát về các giới hạn kỹ thuật khi cần thiết để đảm bảo đạt được mục tiêu chung của cả khách hàng và nội bộ.

b) Kỹ năng giao tiếp (Communication Skills)

Chuyên viên phân tích kinh doanh phải là những nhà ngoại giao. Điều này đúng cho cả những chuyên viên mới vào nghề cũng như những chuyên viên phân tích nghiệp vụ dày dạn kinh nghiệm.

Trong hầu hết thời gian, chuyên viên phân tích nghiệp vụ phải giao tiếp với các bên liên quan để tư vấn, làm rõ các vấn đề và đạt được các thoả thuận trong yêu cầu và giải pháp.

Bạn phải là người có khả năng lắng nghe tích cực (Active Listening) – Lắng nghe và thấu hiểu, hiểu đúng thông điệp mà người khác muốn truyền tải.

Kỹ năng đặt câu hỏi cũng vô cùng quan trọng giúp hướng mọi người vào trực tiếp vấn đề để làm giảm thời gian tương tác.

Trong thế giới ngày nay, giao tiếp không dừng lại ở việc gặp trực tiếp (face-to-face). Bạn cũng cần phải trở thành một nhà ngoại giao giỏi trong môi trường ảo (thông qua các conference calls or web meetings).

c) Kỹ năng Tư duy phản biện (Critical Thinking Skills)

Thường đối với một vấn đề sẽ có nhiều giải pháp, vậy giải pháp nào là tối ưu nhất trong các giải pháp đó và vì sao?

Tư duy phản biện giúp bạn nêu quan điểm và bảo vệ quan điểm, sử dụng những bằng chứng phù hợp, tạo mối liên hệ giữa các ý, đánh giá, phân tích, tổng hợp, phân loại, so sánh, chỉ ra khó khăn và cách khắc phục.

Một người có tư duy phản biện tốt thường có thể đưa ra các phân tích của mình rõ ràng, mạch lạc, chính xác, thống nhất, ngắn gọn, phù hợp, có những giải thích và lý do phù hợp, khách quan, toàn diện và có chiều sâu.

Để có thể áp dụng kỹ năng này hiệu quả, bạn phải chuẩn bị thời gian để nghiên cứu vấn đề, lắng nghe nhu cầu các bên liên một cách thận trọng và chính xác. Đây chính là các nguyên liệu để bạn có thể đưa vào phương pháp.

Trong khi giao tiếp, giải quyết vấn đề, kỹ năng suy nghĩ thấu đáo là kỹ năng cốt lõi để trở thành một chuyên viên phân tích nghiệp vụ tốt, những kỹ năng này không phải một sớm một chiều mà bạn có thể thành thạo được, nó đòi hỏi một quá trình thực tế.

2. Nhóm Kỹ năng phân tích

Những kỹ năng này được gọi là các kỹ năng nghề cho vai trò nhà phân tích kinh doanh/nghiệp vụ. Các kỹ năng này không phải là kỹ năng mà chỉ vai trò Phân tích nghiệp vụ có, bạn có thể có nó ở các vị trí khác.

a) Kỹ năng đặc tả và viết tài liệu (Documentation and Specification Skills)

Kỹ năng tài liệu hoá hoặc viết lách được coi là một kỹ năng của giao tiếp bằng văn bản, nó thực sự là một kỹ năng quan trọng của một Business Analyst, kỹ năng này bao gồm khả năng để tạo ra tài liệu rõ ràng và súc tích.

Viết tài liệu kỹ thuật là một phương pháp viết khá đặc thù. Là một nhà phân tích kinh doanh mới vào nghề, bạn có thể không có kinh nghiệm trong việc thể hiện một loạt các chi tiết kỹ thuật, nhưng nó sẽ được tích luỹ theo thời gian thông qua việc tham gia vào các dự án và đương nhiên bạn phải chấp nhận những tài liệu đầu tay không như ý muốn.

Có rất nhiều cách để bạn có thể cải thiện kỹ năng này, bạn nên tìm các giáo trình hay sách hướng dẫn về cách viết tài liệu kỹ thuật hoặc tham khảo các tài liệu có chất lượng của các dự án có sẵn.

b) Kỹ năng phân tích (Analysis Skills)

Phần lớn thời gian của một Business Analyst dùng để phân tích các vấn đề dưới nhiều góc nhìn khác nhau theo từng bên liên quan. Việc phân tích dưới góc nhìn của các bên liên quan khác nhau sẽ giúp Business Analyst có một cái nhìn tổng thể về vấn đề và có thể trình bày vấn đề theo nhiều góc nhìn khác nhau.

Là Business Analyst mới, bạn sẽ phải chấp nhận các lỗ hổng do việc phân tích không thấu đáo mang lại, vấn đề là mức độ của nó thế nào?

Việc phân tích bao phù từ việc phân tích vấn đề của khách hàng, phân tích giải pháp và phân tích các tác động của giải pháp lên vấn đề của khách hàng.

Có rất nhiều kỹ thuật giúp bạn nhìn rõ, thấu đáo và giúp phân tích vấn đề tốt hơn như use case, business models, và decision models. Tuy nhiên, bạn chỉ có thể đạt được kết quả kỳ vọng nếu biết kết hợp nhuần nhuyễn kỹ thuật và khả năng phân tích của bạn.

c) Mô hình trực quan (Visual Modeling)

Kỹ thuật này khá quan trọng trong việc thể hiện các quy trình phức tạp hoặc thể hiện các luồng đi của công việc hoặc dữ liệu.

Không phải lúc nào khách hàng cũng có thể hình dung hết những gì bạn trình bày. Việc biểu diễn thông tin dưới dạng work-flow, wireframe, prototype sẽ giúp khách hàng và các bên liên quan hình dung rõ những gì bạn muốn trình bày và đề xuất. Điều này làm giảm thiểu các vấn đề phát sinh do việc hiểu nhầm, hiểu không đúng.

d) Kỹ năng khơi gợi và tạo thuận lợi (Facilitation and Elicitation Skills)

Khi tiến hành đi lấy yêu cầu bạn sẽ gặp rất nhiều tình huống khác nhau. Có những khách hàng là chuyên gia kinh nghiệm về mảng nghiệp vụ, nhưng họ không biết làm sao để diễn tả cho bạn một cách chính xác nó là gì, cũng có những khách hàng chỉ đưa ra các thông tin ngắn gọn theo nội dung bạn hỏi mà không cung cấp cho bạn bức tranh tổng quát về công việc của họ. Có những khách hàng luôn cho ý kiến của mình về một yêu cầu là chính xác trong khi các thành viên khác lại không nghĩ như vậy. Có tình huống khác là cùng một yêu cầu nhưng bạn phải lấy từ một nhóm người hoặc một tập người lớn…

Với những tình huống kiểu như trên đòi hỏi chuyên viên Phân tích nghiệp vụ phải khéo léo tạo thuận lợi hay cơ hội giúp các bên liên quan có thể chia sẻ ý kiến và đồng thuận cho các yêu cầu. Có nhiều kỹ thuật hỗ trợ bạn làm điều đó như kỹ thuật observation, Interview, Survey, Requirement workshop, Focus group, brainstoming… Vấn đề còn lại là bạn phải hiểu khi nào sẽ dùng kỹ thuật nào và những lợi điểm, yếu điểm của các phương pháp đó.

e) Các công cụ hỗ trợ (Business Analysis Tools)

Là một nhà phân tích kinh doanh mới vào nghề, khả năng sử dụng các công cụ văn phòng cơ bản như Word, Excel, và PowerPoint là đủ để giúp bạn có được sự khởi đầu. Tuy nhiên, để có thể làm tốt công việc phân tích nghiệp vụ bạn sẽ cần thêm các công cụ như Visio, Enterprise Architect hoặc các công cụ quản lý yêu cầu khác.

3. Nhóm Kỹ năng mềm

Cũng giống như các kỹ năng cốt lõi, những kỹ năng này đóng vai trò giúp bạn hoàn thành công việc và thành công trọng vị trí Business Analyst. Bạn phải tự tìm cách nâng cao các kỹ năng này dần dần bởi ngay cả khi bạn thực sự hiểu rõ về lý thuyết và nguyên tắc thì bạn vẫn chưa giỏi được. Kỹ năng này sẽ dần hoàn thiện và được nâng cao khi thực hành nó thường xuyên.

a) Kỹ năng xây dựng mối quan hệ (Relationship-Building Skills)

Mối quan hệ là sức mạnh của Business Analyst. Với mỗi dự án, bạn sẽ phải làm việc với rất nhiều đối tượng khác nhau. Có được lòng tin của các bên liên quan sẽ quyết định phần lớn kết quả mà bạn hoàn thành.

Mối quan hệ tốt sẽ là điều kiện thuận lợi để các bên liên quan phối hợp công việc, chia sẻ thông tin tốt hơn, và ngay cả khi bạn phạm sai lầm nào đó thì, mối quan hệ cũng sẽ cứu bạn.

b) Tự quản lý hiệu quả (Self-Managing)

Người Business Analyst khi tham gia vào dự án thường phải độc lập tác chiến với khách hàng. Lên kế hoạch hợp lý và linh hoạt theo yêu cầu của khách hàng là điều cần thiết. Nhưng phải luôn nhớ rằng, bạn phải luôn giữ đúng cam kết thực hiện, đừng bao giờ đưa mình vào hoàn cảnh phải giải thích lý do với các bên liên quan vì sao bạn không giữ đúng cam kết, bởi điều này đối với họ là rất tệ.

Khi có vấn đề phát sinh ngoài khả năng kiểm soát thì bạn phải nhanh tróng đảm bảo rằng các bên liên quan biết về các thông tin này, tránh tuyệt đối Sự ngạc nhiên ở phút cuối cùng

c) Kỹ năng Thick Skin

Thường thì khi đưa ra một bản đề xuất bạn sẽ nhận được rất nhiều phải hồi khác nhau. Việc nhận ra các ý tưởng/ngụ ý từ các phản hồi là rất quan trọng bởi đây có thể chính là nguyên nhân dẫn đến các phản hồi khác về bản đề xuất.

d) Giải quyết các chi tiết mơ hồ

Đề xuất của bạn sẽ thất bại nếu có bất cứ thông tin hay chi tiết nào mơ hồ. Mơ hồ trong giải pháp sẽ dẫn đến giải pháp không đáp ứng được yêu cầu của khách hàng, mơ hồ về kỹ thuật sẽ là nguyên nhân dẫn đến các lỗi không mong đợi, mơ hồ trong các cuộc nói chuyện sẽ dẫn đến các xung đột trong quan điểm và cách nghĩ.

Nhận ra các mơ hồ của từng khia cạnh, giải quyết triệt để các mơ hồ sẽ loại bỏ phần lớn các rào cản không mong muốn cho sự thành công của dự án.

Ngoài các nhóm kỹ năng trên thì tuỳ thuộc vào vai trò của Business Analyst mà bạn có thể cần thêm một số kỹ năng khác như:

a) Kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)

Kỹ năng về kỹ thuật như SQL, .NET, Oracle, Java, VBScript,… Tuy nhiên, với các kỹ năng này, bạn chỉ cần biết ở mức độ vừa phải để có thể nói chung ngôn ngữ với nhóm kỹ thuật.

b) Kiến thức về ngành và mảng nghiệp vụ (Industry and Domain Expertise)

Bạn sẽ tự hỏi khi tham gia phân tích mô hình kinh doanh bạn có phải hiểu về ngành hoặc về mảng nghiệp vụ cụ thể? Câu trả lời đương nhiên là có, thậm chí đòi hỏi bạn phải hiểu biết sâu đề đảm bảo giải pháp mà bạn đưa ra đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

Nguồn: Apex Global